Uzimajući u obzir izuzetno kompetitivnu sredinu u kojoj poslovanja današnjice egzistiraju, jasno je da savremeni poslovni svet zahteva ispunjenje svih uslova koji doprinose efikasnosti i produktivnosti. Među faktorima koji utiču na produktivnost zaposlenih, naročito se ističe udobnost na radnom mestu i dostupnost svih potrebnih sredstava za rad, pri čemu je dobro opremljena kancelarija činilac koji zapravo omogućava postizanje datih ciljeva. Kancelarija nije samo prostor za obavljanje posla, već i mesto gde zaposleni provode značajan deo svakog radnog dana. Kako bi se stvorili optimalni uslovi za rad, neophodno je da kancelarija bude opremljena na odgovarajući način. U narednim redovima, istražićemo neke od ključnih odlika dobro opremljene kancelarije i govoriti o njihovom uticaju na uspešnost rada modernih kompanija.
Ergonomija na prvom mestu
Jedna od najvažnijih odlika dobro opremljene kancelarije je pažljivo dizajniran radni prostor koji podržava ergonomiju. Ergonomska stolica i njoj prilagođen sto su neophodni kako bi se obezbedio komfor tokom obavljanja svakodnevnih dužnosti. Pravilno podešen monitor, tastatura i miš omogućavaju zaposlenima da održe valjanu poziciju tela, smanjujući rizik od eventualnih ozleda i sprečavanju umora do kojeg mahom prevremno dolazi ukoliko dizajn kancelarije i mera dostupnosti opreme za rad ne podržavaju pravilno držanje.
Sredstva za rad
U vezi sa prethodno rečenim, dobro opremljena kancelarija podrazumeva pristup raznovrsnim sredstvima za rad koja omogućavaju zaposlenima da obavljaju svoje zadatke efikasno. U pitanju su štampači, skeneri, telefonske linije, probor za pisanje, kao i ostala važna oprema za kancelarije koja je specifična za određene industrije. Istovremeno, radne površine treba da budu dovoljno prostrane da omoguće organizaciju dokumenata, alata i materijala, čime se olakšava rad i samim time izostaje trošenje vremena na traženje potrebnih stvari. Dobro opremljena kancelarija treba da pruža zaposlenima sve resurse i sredstva koja su im potrebna za obavljanje svojih zadataka na najefikasniji način.
Tehnološka infrastruktura
Pod sredstvima za rad u savremenoj kancelariji danas podrazumevamo i naprednu tehnološku infrastrukturu. Brza internet veza, kvalitetni računari i komunikacioni alati su od suštinskog značaja za efikasnost poslovanja. Uz navedeno, moderna kancelarija treba da bude opremljena bezbednosnim sistemima koji čuvaju poverljive informacije.
Adekvatna rasveta
Dobro osvetljena kancelarija je ključna za produktivnost i uopšte dobrobit zaposlenih. Prirodna svetlost se preporučuje gde god je to moguće, a veštačka rasveta treba da bude pravilno raspoređena i prilagodljiva, istovremeno obezbeđujući svetlost koja takoreći imitira prirodnu. Pravilna osvetljenost pomaže u smanjenju zamora očiju (sprečavajući na taj način da dođe do zdravstvenih smetnji u datom kontekstu) i povećava koncentraciju.
Efikasno korišćenje prostora
Ne bi li dobra opremljenost radnog prostora doprinela ostvarenju osnovnog cilja, kancelarija bi trebalo da ima dobro promišljen prostorni dizajn, koji omogućava efikasno korišćenje prostora. Pravilna organizacija radnog prostora, dakle organizacija stolova, polica, te radnih zona doprinosi boljoj organizaciji i redu u kancelariji. Otvoreni koncepti kancelarija postaju sve popularnija solucija, ali određenim tipovima poslovanja su od veće važnosti specifični uslovi poput privatnosti i tišine.
Zdrava radna okolina
Fizičko i mentalno zdravlje zaposlenih je od suštinskog značaja, te samim time smatramo da radni prostor sam po sebi treba da podstiče zdrave navike. Ne bi li bio ispunjen ovaj uslov, bilo bi idealno kada bi kompanije raspolagale sa dovoljno prostora namenjenog za fizičku aktivnost zaposlenih, a neophodno je da svaka kancelarija podrazumeva dostupnost sveže vode i zdrave hrane. Kompanije koje promovišu zdrav život i prepoznaju važnost prioritizovanja ovog faktora često u okviru svog poslovnog prostora imaju prostorije za odmor i relaksaciju, što može pomoći zaposlenima da se osveže i smanje nivo stresa koji mogu da osećaju tokom radnog dana. Prostor za odmor istovremeno omogućuje uspostavljanje dobrih odnosa među kolegama, koji se učvršćuju neobaveznim razgovorima i druženjem, te i pozitivno utiču na raspoloženje i atmosferu koja vlada u toku radnog vremena.
Estetski aspekat i personalizacija
Estetika igra važnu ulogu u stvaranju pozitivnog radnog okruženja. Boje, dekor i opšti izgled kancelarije treba da odražavaju identitet kompanije i da budu prijatni za zaposlene. Personalizacija radnog prostora omogućava zaposlenima da se osećaju kao deo tima, tako da je dobro opremljena kancelarija često ispunjena ličnim detaljima i motivacionim elementima.
Ukoliko je dobro opremljena, kancelarija igra ključnu ulogu u stvaranju uslova za produktivan rad i opšte zadovoljstvo zaposlenih. Investiranje u opremljenost radnog prostora i njegovu prilagođenost potrebama zaposlenih i prirodi njihovih radnih zadataka će bez sumnje povećati efikasnost njihovih zalaganja, što će naposletku imati pozitivan uticaj na poslovanje.
